はじめてのデザイン思考ワークショップ

はじめてのデザイン思考ワークショップ ワークショップ進行中に発生する予期せぬ事態への実践的対処法

はじめに：ワークショップ進行中に発生する「困った」への備え

デザイン思考ワークショップをファシリテートする際、どれだけ周到な準備をしても、想定外の事態が発生することは避けられません。参加者の反応が予想と異なったり、議論が停滞したり、時間の制約に直面したりと、様々な「困った」に直面する可能性があります。特にフリーランスの研修講師やコンサルタントとして活動される皆様にとって、こうした状況に冷静かつ効果的に対応できるかは、ワークショップの成功と信頼性に直結する重要な要素となります。

この記事では、デザイン思考ワークショップの進行中に起こりうる代表的な予期せぬ事態とその具体的な対処法、そしてトラブルを未然に防ぐための事前準備について実践的なノウハウをご紹介します。これらの知識を備えておくことで、自信を持ってワークショップに臨み、どのような状況でも参加者をより良い成果へと導くことができるようになります。

発生しうる予期せぬ事態とその分類

ワークショップ進行中に発生しうる予期せぬ事態は多岐にわたりますが、ここでは代表的なものを以下のカテゴリーに分けて考えます。

• 参加者の反応・行動に関するもの:
  • 発言が少ない、または特定の参加者だけが話しすぎる
  • 議論が脱線する、目的と異なる方向へ進む
  • ネガティブな意見や批判が多く出る
  • 参加者間に意見の対立が生じる
  • 疲労や集中力の低下が見られる
  • 特定のワークに抵抗感を示す参加者がいる
• 時間管理に関するもの:
  • 予定していた時間内にワークが終わらない
  • 予定より早くワークが終わってしまう
  • 次のフェーズへの移行がスムーズにいかない
• ワークショップの内容・プロセスに関するもの:
  • アイデアが枯渇する、似通ったアイデアばかり出る
  • 共感フェーズで深いインサイトが得られない
  • プロトタイプ作成やテストがうまくいかない
  • 参加者がワークの指示を理解できない
• 技術・環境に関するもの（特にオンライン/ハイブリッド）:
  • オンラインツールの不具合や参加者の操作習熟度不足
  • 回線不良や音声トラブル
  • 物理的な会場での機材トラブル

各事態への具体的な実践的対処法

これらの予期せぬ事態に対し、どのように対応すれば良いのかを具体的に見ていきましょう。

参加者の反応・行動への対処法

• 発言が少ない場合:
  • 全員に順番に意見を求める「ラウンドロビン」形式を取り入れる。
  • ペアワークやグループワークで心理的なハードルを下げる。
  • 意見を書き出す時間を設け、書き出されたものを発表する形式にする。
  • 「どんな小さなことでも構いません」「思いついたことを気軽に共有してください」といった安心感を与える声かけを行う。
  • ファシリテーター自身が率先して、多様な視点や意見の重要性を示す。
• 特定の参加者だけが話しすぎる場合:
  • 「皆様のご意見をバランス良くお伺いしたいので、一旦ここで他の方のお考えもお聞かせいただけますでしょうか」のように、全体への配慮を伝えながら発言を促す。
  • ポストイットなどを用いて、全員が同時に意見を出す形式を取り入れる（ブレーンストーミングなど）。
  • 発言時間の目安を事前に設定し、意識を促す。
  • 議論の焦点を明確に再提示し、現在の議題に集中するよう促す。
• 議論が脱線した場合:
  • 現在取り組んでいるフェーズやテーマの目的を再確認する。
  • 議論の焦点をホワイトボードやフリップチャートに明記し、常に視界に入るようにする。
  • 「今の話も興味深いですが、一度〇〇（本題）に戻りましょう」のように、肯定しつつ軌道修正する。
  • 脱線した内容が今後の検討に繋がりそうであれば、一時的に「駐車場（Parking Lot）」として記録し、後で検討する可能性を示唆する。
• ネガティブな意見や批判が多い場合:
  • 批判の根底にある懸念や要望を傾聴し、理解しようと努める。
  • 「なぜそう思われるのですか？具体的な状況を教えていただけますか？」と問いかけ、建設的なフィードバックに転換できるよう促す。
  • 批判的な意見も「現状の課題」や「リスク」として捉え直し、ポジティブな問い（例：「この課題をどう解決できますか？」）に繋げる。
  • グランドルールに「相互尊重」「相手の意見を否定しない」といった項目を含め、開始時に全員で確認しておく。
• 参加者間に意見の対立が生じる場合:
  • 感情的な対立に発展しそうな場合は、一度ブレークを挟む。
  • それぞれの意見の背景にある考えや前提を丁寧に引き出す。
  • 共通の目的や、解決したい根本的な課題に立ち返る。
  • 対立する意見をそれぞれ尊重し、両方の視点からメリット・デメリットを検討する時間を持つ。
  • 必要に応じて、中立的な立場から情報を整理し、議論を構造化する。
• 疲労や集中力の低下が見られる場合:
  • 予定外の短い休憩を挟む。
  • 軽いストレッチや簡単なアイスブレイクを取り入れる。
  • ワーク形式を変える（例：個人ワークからグループワークへ）。
  • BGMを流すなど、場の雰囲気を変える工夫をする。
  • エネルギーレベルの高いワークや、体を動かすワークを挟む。
• 特定のワークに抵抗感を示す参加者がいる場合:
  • そのワークの目的や、なぜ今それを行う必要があるのかを改めて丁寧に説明する。
  • 「難しく考えず、まずは試してみましょう」「完璧を目指さなくて大丈夫です」といった声かけで心理的なハードルを下げる。
  • 抵抗感の背景にある懸念（例：失敗したくない、やり方が分からない）を聞き出し、個別に対応する。
  • 他の参加者の楽しんでいる様子を見せる、またはファシリテーターが楽しんでやってみせる。
  • 代替となる、より取り組みやすい形式やテーマを提案する（ただし、本質的な目的は変えないように注意する）。

時間管理への対処法

• 予定より遅れている場合:
  • 原因（例：議論が長引いている、ワークに時間がかかっている）を特定する。
  • 残りのワーク時間を明確に伝え、参加者に意識してもらう。「あと〇分でこのワークを終えたいと思います」
  • 議論がまとまらない場合は、一旦「〇〇については後ほど改めて時間を取って検討しましょう」と区切りをつける。
  • 次のワークの進行を早める、または一部のワークを省略・簡略化する判断をする（ただし、必須のプロセスは飛ばさない）。
  • 参加者に協力を仰ぐ。「少し時間を巻き返す必要がありますので、皆さんのご協力をお願いします」
• 予定より早く終わってしまった場合:
  • 次のワークに前倒しで取り掛かる。
  • これまでの議論を深掘りする時間として活用する。「今までの議論で気になった点や、もう少し話したい点はありますか？」
  • 成果物を共有したり、振り返りを行ったりする時間を追加する。
  • 参加者同士のネットワーキングや情報交換の時間を設ける。
  • 予備として準備しておいた関連性の高いミニワークや補足説明を実施する。
• 次のフェーズへの移行がスムーズにいかない場合:
  • 前のフェーズで得られた成果（インサイト、アイデアなど）を明確に要約し、次のフェーズとの関連性を説明する。
  • 次のフェーズで何を目指すのか、どのようなアウトプットを期待するのかを具体的に示す。
  • 移行部分で簡単なブリッジワーク（例：前の成果を次の問いに紐づけるワーク）を設ける。

ワークショップの内容・プロセスへの対処法

• アイデアが枯渇する場合:
  • 異なる視点を提供する（例：他の業界の事例を紹介する）。
  • 制約条件を変えて発想を促す（例：「もしコストが無限だったら？」「もし技術的な制約が一切なかったら？」）。
  • ランダムな単語やイメージを組み合わせて発想を促す。
  • KJ法など、アイデアを整理・発展させるワークを挟む。
  • 他のグループのアイデアを参考にしてもらう（ただし、安易な模倣にならないように注意）。
• 共感フェーズで深いインサイトが得られない場合:
  • 観察やインタビューの対象者が適切か再検討する。
  • 質問の仕方を変える（例：Whyを繰り返し問う）。
  • ペルソナ設定やジャーニーマップ作成の手順を丁寧に指導し、表面的な理解に留まらないよう促す。
  • ファシリテーターが経験談や問いの例を提供し、インサイトの「質」の基準を示す。
• プロトタイプ作成やテストがうまくいかない場合:
  • プロトタイプの目的が「完璧な製品を作る」ことではなく、「アイデアを形にしてフィードバックを得る」ことであることを再確認する。
  • 簡単なスケッチや寸劇など、時間やリソースをかけずにできるプロトタイピング方法を提案する。
  • テスト対象者への依頼方法や、フィードバックの引き出し方を具体的に指導する。
  • 失敗を恐れず、そこから学ぶ姿勢を奨励する。
• 参加者がワークの指示を理解できない場合:
  • 指示を分解し、ステップバイステップで説明する。
  • 図解やジェスチャー、具体例を用いて説明する。
  • 実際にファシリテーターが見本を見せる。
  • 参加者に指示内容を復唱してもらう、または隣同士で確認し合う時間を作る。
  • 質問しやすい雰囲気を作り、「わからないことはいつでも聞いてください」と伝える。

技術・環境への対処法

• オンラインツールの不具合や参加者の操作習熟度不足:
  • 事前にチュートリアル動画を配布する、簡単な使い方ガイドを用意する。
  • ワークショップ開始前にツールの使い方を説明する時間を設ける。
  • ブレークアウトルームにアシスタントを配置する、またはファシリテーターが各ルームを巡回する。
  • トラブル発生時は、代替となるシンプルな方法（例：チャットでの意見共有、画面共有での共同編集）を提案する。
• 回線不良や音声トラブル:
  • 参加者に事前に推奨される環境（有線接続、静かな場所など）を伝える。
  • トラブルが発生した参加者には、一度退出して再入室してもらう、音声のみ参加に切り替えてもらうなどの対応を促す。
  • 重要な情報はチャットでも共有する。
  • 予備の連絡手段（電話番号など）を確認しておく。
• 物理的な会場での機材トラブル:
  • 予備の機材を用意しておく（プロジェクター、PC、電源タップなど）。
  • 事前に会場スタッフと連携し、機材の使用方法やトラブル時の対応を確認しておく。
  • 代替となるアナログな方法（ホワイトボード、模造紙など）に切り替える準備をしておく。

トラブルを未然に防ぐための事前準備

多くのトラブルは、適切な事前準備によって回避したり、影響を最小限に抑えたりすることが可能です。

• 詳細なプランニングとシミュレーション:
  • ワークショップの目的、ターゲット、時間、場所（オンラインかオフラインか）などを明確にする。
  • 各ワークの目的、具体的な手順、所要時間、期待するアウトプットを詳細に設計する。
  • タイムスケジュールを作成し、各ワークや休憩時間を細かく設定する。
  • 一連の流れを声に出してシミュレーションし、詰まりそうな箇所や想定外の事態が起こりそうな箇所を事前に洗い出す。
  • 時間の余裕（バッファタイム）を各所に設けておく。
• 参加者への事前情報提供:
  • ワークショップの目的、アジェンダ、参加にあたっての準備（ツールのインストール、環境整備など）を事前にしっかりと伝える。
  • デザイン思考やワークショップの基本的な考え方について、予習資料を提供することも有効です。
• グランドルールの設定:
  • ワークショップ開始時に、参加者全員で共有・合意するグランドルール（例：「相手の意見を否定しない」「時間管理に協力する」「積極的に参加する」など）を設定する。これにより、円滑なコミュニケーションと協調的な雰囲気を醸成できます。
• ツールと環境の確認:
  • 使用するオンラインツールやオフラインでの機材が問題なく動作するか、事前に十分なテストを行う。
  • 参加者にとって操作が難しくないか、代替手段は用意されているかなどを検討する。
• 代替案と柔軟性の確保:
  • 特定のワークがうまくいかなかった場合や時間が足りなくなった場合に備え、代替となるワークや手順をいくつか用意しておく。
  • 計画に固執しすぎず、参加者の状況や場の雰囲気に合わせて柔軟にプランを変更できる心構えを持つことが重要です。

ファシリテーター自身の心構え

ワークショップ中の予期せぬ事態に対応するためには、ファシリテーター自身の冷静さと柔軟性が不可欠です。

• パニックにならない: 問題が発生しても動揺せず、まずは状況を冷静に観察し、原因を分析する。
• すべての解決策を知っている必要はない: 一人で抱え込まず、参加者に協力を仰いだり、グループ内で解決策を募ったりすることも有効です。
• 学びの機会と捉える: 予期せぬ事態への対応は、ファシリテーターとしての経験値を高める絶好の機会です。ワークショップ後に何を学び、次にどう活かすかを振り返りましょう。

結論：経験を積み、引き出しを増やす

デザイン思考ワークショップの進行中に発生する予期せぬ事態への対応は、一朝一夕に身につくものではありません。しかし、事前に様々な状況を想定し、この記事でご紹介したような実践的な対処法を知っておくことで、慌てず対応できるようになります。

最も重要なのは、実際にワークショップを経験し、様々な状況に直面しながら、ご自身の「引き出し」を増やしていくことです。一つ一つの経験が、ファシリテーターとしての自信とスキルを確実に向上させてくれるはずです。

この情報が、皆様が自信を持ってデザイン思考ワークショップを企画・実行されるための一助となれば幸いです。